「ルールは多いほど安全」——だが負担だけのレッドテープは逆効果。数でなく機能で、赤を緑に張り替える

不祥事のたびにルールが足され、規程集は分厚くなる一方だ。だが厚い規程集は、安全の厚みだろうか。研究が示すのは、多さは安全ではないということ。守るコストばかりで目的を果たさないルール——レッドテープ——は、無駄なだけでなく、人を組織から遠ざけ逆効果にもなる。大事なのは数でなく機能だ。この単位は、規程を減らせという話ではなく、赤いルールを緑に張り替える見方を渡す。

前の単位から、この単位へ

前の単位では、不祥事の原因を、個人でなく仕組みに探ることを扱った。ここでは、その直後に起きがちな反射——「わかった、ならルールを足そう」という反応を、いったん見直すことを扱う。何かあるたびに規程を一条ずつ増やしていくと、規程集はどんどん分厚くなる。だが、厚い規程集は、安全の厚みだろうか。

不祥事が起きると、再発防止として新しいルールが足される。次の問題が起きると、また足される。ルールを足すのは、目に見える対応で、上にも外にも「手を打った」と示しやすい。こうして規程は積み上がる一方で、減ることはめったにない。減らして何かあったら責められるが、増やして無駄になっても責められない——その非対称が、規程を太らせ続ける。「ルールは多いほど安全」——そう考えたくなる。だが、この単位が立てる見方はこうだ——多さは、安全ではない。効くルールを設計できているかが、安全を分ける。 ここでほどく言葉を置く。レッドテープとは、守る手間ばかりかかって、本来の目的にはつながっていない、負担だけのルールのこと。グリーンテープとは、その逆——ちゃんと目的につながって効いている、良いルールのことだ。規程を減らせという話ではない。赤いテープを、緑のテープに張り替える——それが、この単位の見方である。

「多いほど安全」——だが、レッドテープが生まれる

Bozeman が1993年に、政府のレッドテープという現象を理論として整理した（もともとは役所の非効率を指す言葉の、学術的な立て直しである）。彼の見方の芯は、レッドテープとは「守るコストはかかるのに、本来の目的を果たしていないルール」だ、という点にある。ルールが悪いのは、多いからでも、厳しいからでもない。手間に見合う機能がないから悪いのだ。

この見方は、規程が悪だと言っているのではない。多くのルールは、ちゃんと目的を果たしている。問題は、目的を見失ったまま、手間だけが残ったルールだ。制定した当初は意味があっても、事情が変わり、なぜそうするのか誰も説明できなくなっても、手続きだけが生き延びる。そういうルールが、赤くなる。

Pandey と Scott が2002年に、このレッドテープという概念と、その測り方をめぐる研究を総覧し、言葉が人によってばらばらに使われてきたことを整理して、「負担があるか」と「機能しているか」を分けて捉える必要を示した。ここが勘所だ。ルールの良し悪しは、量では測れない。同じ一条でも、目的につながっていれば緑、つながっていなければ赤。だから、規程集の分厚さを見ても、その組織が安全かどうかは分からない。分厚くても緑ばかりの組織もあれば、薄くても赤だらけの組織もある。問うべきは「ルールが何本あるか」ではなく、「その一本一本が、何のために効いているか」である。数を誇るのも、数を憎むのも、どちらも的を外している。

負担的ルールは、逆効果になる

赤いルールは、ただ無駄なだけではない。積極的に、害をなす。DeHart-Davis が2005年に、ルールの機能不全を感じている管理者ほど、組織から心が離れていく（疎外される）傾向があることを示した。守っても意味がないと感じるルールに囲まれると、人は真面目に従う気を失い、組織そのものへの信頼も薄れる。ルールで縛るほど、皮肉にも、規律の土台になる信頼が痩せていく。

さらに、レッドテープの感じ方は、中身だけでは決まらない。Kaufmann と Feeney が2014年に、同じ手続きでも、結果が自分にとって良いか悪いかで、それをレッドテープと感じる度合いが変わることを示した。うまくいったときは気にならない手続きも、望まぬ結果が出たとたん「あの無駄なルールのせいだ」と見える。同じ承認手続きでも、案件が通れば「必要な確認」、落ちれば「余計な障害」に見える、というわけだ。だから「現場がうるさく言うルールを削る」だけでは足りない。声の大きさは、結果への不満と混ざっているからだ。逆に、静かに守られている効くルールは、誰も褒めないので、見直しのときに軽んじられやすい。削るべきは、感情ではなく、機能で見極めた赤いルールである。

効くルール＝グリーンテープには、条件がある

では、緑のルールとは何か。DeHart-Davis が2009年に、効くルール＝グリーンテープの条件を整理した。それは、おおむね五つ——きちんと書かれている（書面化）／緩すぎず厳しすぎない適度な統制／誰にでも一貫して適用される／読めば理解できる／そして何より、目的とはっきりつながっている。この五つが揃うと、ルールは負担ではなく、支えになる。迷ったときの拠りどころになり、判断の速さも上がる。良いルールは、縛るためではなく、迷わせないためにある。

とりわけ効くのが、最後の一つ——目的とのつながりだ。人は、なぜそうするのかが腑に落ちれば、多少の手間でも進んで守る。逆に、理由の見えないルールは、隙あらば省かれる。だから、ルールに「何のために」を一言添えるだけで、同じ手続きが、押しつけから納得に変わることがある。

裏返せば、赤いルールは、このどこかが欠けている。誰も読めない、人によって運用がぶれる、そもそも何のためか誰も言えない——そういうルールだ。だから、ルールを見直すときの問いは、「これは要るか、要らないか」の二択ではない。「これは緑にできるか」である。目的を書き添える、例外をなくして一貫させる、言葉を平たくする——赤かった一条が、緑に変わることは多い。捨てるより、直すほうが、たいてい実りが大きい。捨てると、また同じ穴が開いたとき、ゼロから作り直すことになる。直せば、効き目を取り戻したうえで、積み上げた経験も残る。

レッドかグリーンかは、測れる

「機能で見極めよ」と言われても、感覚では心もとない。だが、これは測れる。van Loon たちが2016年に、レッドテープを「守る負担」と「機能の欠如」という二つの物差しで測る方法を作り、確かめた。負担が重く、機能が乏しいものが、赤。負担があっても機能していれば、それは赤ではない。この二軸で一本一本を見ると、感情や声の大きさに流されずに、赤と緑を仕分けられる。

大切なのは、負担そのものが悪ではないということだ。手間のかかるルールでも、それが本当に効いているなら、その手間は必要な手間だ。二重チェックは面倒だが、それで防げている事故があるなら、その面倒は緑の面倒である。逆に、負担が軽くても、何の役にも立っていないルールは、静かな赤である。軽いから、と見逃されて残りやすい。塵も積もれば、軽い赤が何十本と重なって、組織全体を鈍くする。だから点検の目は、「重いかどうか」ではなく、いつも「効いているかどうか」に置く。重い緑は残し、軽い赤も見逃さない——これが、数でなく機能で見るということだ。

時間・変化：1993年から今へ

順に置く。1993年、Bozeman がレッドテープを「コストはかかるが目的を果たさないルール」として理論化する。2002年、Pandey と Scott が、負担と機能を分けて捉える必要を整理する。2005年、DeHart-Davis が、機能不全のルールが人を組織から疎外することを示す。2009年、同じ DeHart-Davis が、効くルール＝グリーンテープの条件を整理し、2014年、Kaufmann と Feeney が、レッドテープの感じ方が結果の良し悪しでも変わることを示す。2016年、van Loon たちが、負担と機能不全の二軸で測る尺度を確かめる。

この間に確からしくなったのは、「ルールは多いほど安全」という因果ではない。確からしくなったのは、ルールの価値は数でなく機能で決まり、負担的なルールは逆効果にもなり、効くルールには設計の条件がある——という、より込み入った事実である。研究の舞台は主に役所だが、規程が目的を見失えば逆効果になるという構造は、数人の会社の手順書にも、家業の決まりごとにも、同じように当てはまる。

妨げるもの、助けるもの、最初の一歩

妨げるものの筆頭は、「増やす」だけが対策に見えることである。何かあったとき、ルールを一条足すのは、手軽で、やった感がある。減らすのは、誰かの決定を否定するようで、勇気が要る。過去に誰かが良かれと作ったルールを外すには、その人の顔が浮かぶ。だから規程は増え続け、いつしか誰も全部は読めない厚さになる。読めないルールは、守れないルールだ。守れないルールが増えるほど、守らないことが普通になり、前の単位で見た常態化の土壌にもなる。ルールが多すぎて守れない組織は、規律がゆるいのではなく、規律を守れなくしているのだ。もう一つの妨げは、うるさく言われた順に削ること。声の大きさは、機能の低さとは別物である。

助けになるのは、自分の会社の規程を一つ選んで、赤か緑かを採点してみることだ。最初の一歩は10分。手元の規程・ルール・手順を一つ取り、三つだけ問う——「これは何のため？（目的とつながっているか）」「読めば分かる？（理解できるか）」「みんな同じように守っている？（一貫しているか）」。三つとも○なら緑。どれかが×なら、そこが赤くしている場所だ。捨てる前に、その×を○に直せないかを考える。ルールの多さでなく、効き目で、自分の規程を見直す。 それが、赤を緑に張り替える最初の一歩になる。ルールは、増やすより、効かせるものだ。

次の単位は 555「現場が自ら律するには？」——ルールを緑に整えたうえで、その運用を現場の自己点検に委ねられるのか、という話へ進む。

皮肉なのは、何かあったときにルールを一条足すのが、いちばん手軽で、いちばんやった感がある、ということである。減らすのは、誰かの決定を否定するようで勇気が要る。だから規程は増え続け、いつしか誰も全部は読めない厚さになる。読めないルールは、守れないルールだ。だが、ルールの価値は数では決まらない。守るコストばかりで目的を果たさないレッドテープは、無駄なだけでなく、真面目に従う気を削ぎ、規律の土台になる信頼まで痩せさせる。しかも赤の感じ方は、結果の良し悪しでも揺れる。効くルール＝グリーンテープには、目的とのつながりをはじめとする設計の条件があり、負担そのものは悪ではない——効いていない負担が悪なのだ。分厚い規程集が安全を約束しているように見えるとき、たいていそれは、まだ誰も、その一本一本を、負担と機能に分けて確かめていないだけかもしれない。この単位は、ルールを捨てさせる単位ではない——数でなく機能で見極め、赤を緑に張り替える目を持つための単位である。次の単位は 555「現場が自ら律するには？」——ルールを緑に整えたうえで、その運用を現場の自己点検に委ねられるのか、という話へ進む。