「台帳・CLMで一元管理できる」——だが、管理と活用は別で、契約力は学習される能力だ

契約が増えると、一覧にまとめて一元管理すれば安心だ、と考えたくなる。だが管理していることと使えることは別だ。CLMの工数削減やROIの数字は独立に検証した査読研究がほとんど無く、多くが売り手発の自己申告に行き着く。契約を使いこなす力は使い・つまずき・直す反復で組織に蓄積される能力で、システムに格納した瞬間には手に入らない。導入と使用と価値実現は別段階で、とりわけ中小は入れたあとに伸び悩む。

「台帳・CLMで、一元管理できる」——だが、管理と活用は別

前の単位では、契約を読み解くことの難しさを扱った。ここでは、読み解いた契約を、台帳やシステムでまとめて「管理」できるのかを扱う。

契約が増えてくると、「一覧にまとめて、システムで一元管理すれば安心だ」と考えたくなる。台帳（契約の一覧の記録）や、CLM——Contract Lifecycle Management、契約を作成から更新・終了まで通して管理する仕組み——を入れれば、抜け漏れが消える、と。整理そのものは、確かに大切だ。だが、この単位が最初に置く見方はこうだ。「管理していること」と「使えること」は、別である。 契約をどこかに格納して一覧できることと、いざというときにその契約を引き当て、読み解き、交渉や判断に使えることのあいだには、思うより大きな距離がある。整理は入口であって、活用の保証ではない。この違いは、道具を否定する話ではない。台帳もCLMも、抜け漏れを減らすうえで確かに役に立つ。危ういのは、格納できたことを、使いこなせるようになったことと取り違える一点だ。

「工数◯割減」というROIは、どこから来るか

CLMを勧める言葉には、たいてい景気のいい数字が付いてくる。「導入で工数が何割減った」「投資対効果（ROI）は何倍」——こうした数字だ。だが、この数字の出どころを確かめようとすると、前の棚と同じ壁に突き当たる。CLMのROIや工数削減率を、独立に検証した査読研究は、探してもほとんど見当たらない。 学術のデータベースを当たっても行き着くのは、導入を勧める側の資料であって、効果を第三者が測り直した実証ではない。

つまり、流通するCLMの効果の数字は、多くの場合、その仕組みを売る側や、導入を支援する側が、自分たちで集めて示したものだ。これは、この棚が16回くり返す見方そのものである——制度や条文は実在するが、その周りの道具の効き目は、ほとんど測られていない。 数字が嘘だと言いたいのではない。検証されていないことを、間違っていることとすり替えない。 ただ、売り手発の効果の数字を、確かめられた事実のように予算の根拠に据えることはできない。導入を検討する側にできるのは、数字の大きさに動かされる前に、その数字が誰によって、どんな前提で測られたのかを一度たずねてみることである。ここで大事なのは、ROIの数字が高いか低いかを競うことではない。売り手が示す数字は、うまくいった導入だけを選んで並べていることが多く、つまずいた導入は表に出にくい。数字そのものより、その数字がどんな会社の、どんな条件から来たのかを問うほうが、自分の判断には効く。

管理していることと、使えることの距離

なぜ「管理≠活用」なのか。台帳やCLMがしてくれるのは、基本的には在庫管理だ。どこに何の契約があり、いつ更新や終了を迎えるかを、一覧で見えるようにする。これは価値のある機能で、更新忘れや紛失を減らす。だが、そこに格納された契約が、必要なときに実際に使われるかどうかは、また別の問題である。

いざ取引先ともめたとき、あるいは条件を見直したいとき、人はまず「この件は、どの契約の、どの条項の話か」を思い出し、引き当て、読み解かなければならない。その一連の動きは、契約が整然と格納されているだけでは身につかない。 きれいに棚に並んだ本と、その内容を使いこなせることが別であるのと同じだ。一元管理は、探す手間を減らしはするが、読み解いて使う力そのものを、システムが肩代わりしてくれるわけではない。 「入れたから大丈夫」という安心が、かえってこの距離を見えなくする。身近な例で言えば、家じゅうの書類を一つの棚にまとめたからといって、必要な一枚をすぐ取り出し、中身を思い出せるとは限らない。整頓は、探す時間を縮める。だが、何が書いてあったかを覚えているかは、整頓とは別の、記憶と経験の問題だ。契約でも、同じことが起きる。

契約を使いこなす力は、学習される組織能力

では、契約を使いこなす力は、どこから生まれるのか。ここには堅い実証がある。Mayer と Argyres が2004年に Organization Science 誌で、ある業界の企業が取引を重ねるなかで、契約を扱う力を少しずつ学習して洗練させていく様子を実証した。契約は、一度どこかから借りてくれば完成するものではなく、使い、つまずき、直すという反復のなかで、組織に蓄積されていく能力なのだ。Argyres と Mayer が2007年に、この見方を理論として整理し、契約設計を「組織の能力」として捉え直した。

この含みは、台帳やCLMの見方を大きく変える。契約力が学習される能力なら、それはシステムに格納した瞬間に手に入るものではない。 過去の契約を一覧できることは、学習の材料にはなるが、材料があることと、そこから力を身につけることは違う。むしろ、システムがすべてを片づけてくれるように見えるとき、使い、つまずき、直すという学習の機会そのものが、道具の裏に隠れてしまう危うさすらある。だからこの単位は、システムを入れるなと言っているのではない。入れるなら、それを学習の足場として使えるか——過去の契約から学び、次に活かす習慣を、道具のまわりに作れるか——を問うべきだ、という話である。道具は、力を肩代わりする代わりに、力を育てる場にもなりうる。

入れた後に、使用と価値実現でつまずく

道具を「入れた」ことと、そこから「価値が出る」ことのあいだにも、段差がある。中小企業がシステムを導入したあと何が起きるかを追った一連の研究が、これをよく示している。Ruivo・Oliveira・Neto を中心とする研究グループが、2012年から2014年にかけて、ポルトガルやスペイン、北欧の中小企業を対象に、システム導入の「その後」を調べた（これらは同じ研究プログラムから出た近い知見なので、独立した別々の証拠のように数えないよう断っておく）。

そこで見えてきたのは、導入（入れること）と、使用（実際に使うこと）と、価値実現（成果につながること）は、別々の段階だということ。そして、とりわけ中小企業では、入れたあとの「使用」や「価値実現」の段階で伸び悩みやすい。予算をかけて導入までは進んでも、日々の業務に本当に根づき、成果に結びつくところまでは、なかなか到達しない。契約管理のシステムも、この段差と無縁ではない。入れることは、いちばん手前の一歩にすぎず、その先に、使い続け、価値に変えるという長い坂がある。 この段差は、意志や能力の不足というより、構造的なものだ。導入は一度の決断で進むが、使用と価値実現は、日々の小さな習慣の積み重ねを要する。手前の決断は目立ちやすく、その先の地道な定着は、誰の手柄にもなりにくい。だから、伸び悩みはしばしば放置される。

時間・変化：2004年から今へ

順に置く。2004年、Mayer と Argyres が、契約を扱う力が取引の反復のなかで学習されることを実証する。2007年、Argyres と Mayer が、契約設計を組織の能力として理論化する。2012年から2014年、Ruivo らの研究グループが、中小企業のシステム導入の「その後」を追い、導入・使用・価値実現が別段階で、中小では後段が伸び悩みやすいことを示す。そして近年、CLMを含む法務の道具のデジタル化が進むなかで、導入の課題が実務でも語られるようになった——ただし、その効果を第三者が測った証拠は、依然として薄いままである。

この間に確からしくなったのは、「入れれば一元管理できる」という因果ではない。確からしくなったのは、契約力は学習される能力で、システムに格納しても身につかず、導入と使用と価値実現は別段階で、とりわけ中小で後段が伸び悩む——という、道具の限界のほうである。この向きは、道具を捨てる理由にはならない。むしろ、道具に何を期待し、何を期待してはいけないかを、あらかじめ知っておくための地図になる。期待を正しく置ければ、道具は身の丈で役に立つ。

妨げるもの、助けるもの、最初の一歩

妨げるものの筆頭は、「システムに入れた」ことを「管理できている」と取り違えることである。格納された契約は、探しやすくはなるが、それが読み解かれ、使われ、成果に結びつくかは別の坂の話だ。そして、その道具を選ぶ根拠として掲げられるROIの数字は、たいてい売り手発で、確かめられた事実ではない。台帳の充実は、活用の充実ではない。

助けになるのは、新しいシステムを探す前に、いま自分が、自分の契約をどれだけ「使える状態」で把握しているかを、試してみることだ。最初の一歩は10分。手元の契約をいくつか思い浮かべ、それぞれについて「いつ更新・終了を迎えるか」「今どこにあるか（原本・データ）」「主な中身を一言で言えるか」を、見ずに書き出してみるだけでよい。すぐ書けるものと、詰まって分からないものが分かれるはずだ。分からないものが多いほど、それは「格納されているが、使える状態ではない」契約である。システムを入れる前に、まず自分の把握の穴がどこにあるかを、自分の手元で確かめる。穴が見えたら、そこから優先順位が決まる。すべてを完璧に管理しようとするより、詰まった契約——更新時期や中身を思い出せないもの——から先に手を当てるほうが、限られた時間は生きる。管理の目的は、一覧を埋めることではなく、いざというとき使えることだ。

次の単位は 452「取引先を法的に見極めるには？」——契約を結ぶ相手そのものを、審査で見極められるのか、という話へ進む。

皮肉なのは、契約をきれいにシステムへ格納するほど、「もう管理できている」という安心が、使いこなす力の不足を覆い隠すことである。台帳やCLMは、どこに何があるかを見せてはくれる。だが、いざもめたときに引き当て、読み解き、判断に使う力は、格納の副産物としては生まれない。それは、使い、つまずき、直すという反復のなかで、組織に少しずつ蓄積される能力だ。おまけに、その道具を選ぶ根拠として掲げられるROIの数字は、たいてい売り手発で、第三者が測り直した証拠は薄い。システムが一元管理を約束しているように見えるとき、たいていそれは、まだ誰も、格納したことと、実際に使える状態になっていることを、別々に確かめていないだけかもしれない。次の単位は 452「取引先を法的に見極めるには？」——契約を結ぶ相手そのものを、審査で見極められるのか、という話へ進む。